Hà Nội, Thứ Tư Ngày 21/11/2018

Quản lý dự án 101: Cách tạo lập bản kế hoạch hiệu quả

Mtđt, 11:48 13/09/2018

Bạn nghĩ rằng bạn không cần một bản kế hoạch quản lý dự án nếu như bạn đã thảo luận mọi thứ chi tiết với đối tác rồi. Có đúng vậy không?

Ảnh minh họa - Nguồn: techinasia.com

Sai rồi.
Một bản kế hoạch quản lý dự án được xây dựng tốt nhằm phác thảo chi tiết mọi thứ bạn cần để phát triển dự án của bạn. Bản kế hoạch giống như một tấm bản đồ, đảm bảo rằng bạn đi lạc bởi bất kỳ điều gì khiến làm hỏng dự án hoặc hủy bỏ hoàn toàn dự án.
Để giúp bạn hiểu tại sao cần lên kế hoạch quản lý dự án, tôi sẽ cho bạn biết chính xác cách tao nên một bản kế hoạch là như thế nào?
Kế hoạch quản lý dự án là gì?
Theo thuật ngữ (PMI) của Viện Quản lý dự án, một kế hoạch quản lý dự án được định nghĩa là: “Bản tài liệu mô tả cách dự án sẽ được thực thi, giám sát, kiểm soát và kết thúc”.
Bản kế hoạch cho bạn biết chính xác bạn đang ở đâu, nơi bạn cần đến và các phương án thay thế trong trường hợp có sự cố.
Thông thường, người quản lý dự án chỉ tạo kế hoạch sau khi thu thập phản hồi từ nhóm, khách hàng và các bên liên quan khác.
Mục đích của việc lập kế hoạch quản lý dự án
Có kế hoạch trước khi bạn bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ thực tế sẽ giúp bạn tổ chức hoạt động nhóm tốt hơn, tiết kiệm thời gian bạn bỏ ra để sửa chữa sai lầm và giảm chi phí cơ hội bạn phải bỏ ra.

Trong thực tế, mục đích của kế hoạch này là để đảm bảo rằng bạn có mọi thứ theo thứ tự ngay từ đầu.
Có một số lợi ích và tình huống sử dụng khác nhau cho một kế hoạch quản lý dự án:
1. Xác định giá trị mục tiêu của dự án: Kế hoạch này cho các bên liên quan biết tại sao bạn đang thực hiện một dự án, mục đích của nó là gì, vấn đề nào giải quyết và tại sao họ nên đầu tư dự án này. Nhờ có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp giảm bớt quá trình tìm chọn kỹ thuật, tài nguyên, công việc và nhân sự.
2. Phát triển dựa trên những gì cần cho dự án: Kế hoạch đi sâu vào chi tiết tất cả các nhiệm vụ của nhóm cần thực hiện là khá rủi ro và tiêu tốn nguồn lực. Bạn cần lựa chọn những việc ưu tiên làm trước, việc ưu tiên làm sau theo một cách có trình tự hợp lý.
3. Phân chia trách nhiệm từng người theo từnghoạt động: Bản kế hoạch cũng cho biết thành viên của nhóm phụ trách nhiệm vụ gì, trách nhiệm của họ là gì, họ có thể sử dụng nguồn lực nào cho một nhiệm vụ cụ thể, giới hạn thời gian là bao lâu. Đây cũng là nguyên do để bạn xây dựng đầu vào cho dự án khi bắt đầu lên kế hoạch.
4. Ấn định thời hạn: Việc này giúp bạn biết chính xác trong bao lâu thì một thành viên trong nhóm phải hoàn thành một nhiệm vụ, những cột mốc của dự án là gì và khi nào bạn nên phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
5. Hoạch định ngân sách của bạn: Cần có ước tính ngân sách rõ ràng ngay từ đầu để có thể giúp bạn tránh được các khoản chi phí không lường trước được.
Các yếu tố của một kế hoạch quản lý dự án
Bất kỳ bản kế hoạch quản lý dự án nào cũng đều phải chứa tất cả các yếu tố thiết yếu và thứ yếu trong một quy trình quản lý dự án chung. Để xem các bước chính xác hay không, bạn có thể xem ví dụ mẫu dưới đây.
Lưu ý: Các yếu tố bên dưới là các yếu tố cơ bản. Ngoài ra, bạn cũng có thể tập trung vào các khía cạnh khác, tùy thuộc vào công ty, nhóm, khách hàng và dự án của bạn là về lĩnh vực gì.
Giới thiệu
Phần đầu tiên này sẽ bao gồm mô tả ngắn gọn về dự án, mục đích của dự án và các mục tiêu, nhu cầu mà bạn theo đuổi bằng những con số để đo lường sự thành công của dự án. Bạn cũng có thể list ra cụ thể danh sách các phần, các mục tiêu của dự án là gì?
Tổng quan chung
Sử dụng điều lệ dự án của bạn để tóm tắt các thông tin bạn có thể nêu ra trong bản kế hoạch này.
Bản điều lệ có thể bao gồm danh sách các bên liên quan. Tuy nhiên, ấn bản thứ năm của PMI – Cuốn “Hướng dẫn và tiêu chuẩn PMBOK” đã giới thiệu Kế hoạch quản lý cổ đông được xem như một phần riêng biệt trong dự án.
Tổng hợp
Điều này bao gồm các quy trình chi tiết đi vào quản lý dự án cho đến khi hoàn thành: vai trò và trách nhiệm của nhóm, tổ chức và phân cấp công ty và những người có ảnh hưởng bên trong hoặc bên ngoài khác.
Tập trung vào quản lý và kiểm soát các thay đổi, thực hiện các nhiệm vụ, giám sát các hoạt động của nhóm và đóng dự án.
Phạm vi
Đối với phần này, hãy sử dụng phạm vi bạn đã đề cập trong điều lệ dự án và nêu chi tiết nó. Bao gồm các giới hạn của dự án, những gì nhóm của bạn có thể và không thể làm việc, và những gì nên tránh bằng mọi cách.
Điều này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu được ranh giới của dự án và ngăn chặn sự hiểu lầm.
Lịch biểu
Lịch trình là một trong những yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ kế hoạch quản lý dự án nào.
Liệt kê tất cả các chi tiết liên quan đến thời gian theo phân phối của dự án, ngày hoàn thành, mốc quan trọng và các yếu tố quyết định khác. Bao gồm tất cả các phương pháp phát triển lịch biểu, người chịu trách nhiệm, tài nguyên nào sẽ được sử dụng và cách thực hiện báo cáo thời gian.
Mẹo: Bạn không phải làm điều này trên giấy. Bạn có thể dùng phần mềm để lên timeline cho mỗi công việc trong dự án. Một số công cụ này có thể giúp bạn đó là biểu đồ Gantt, dạng biểu đồ này chuyên sử dụng để thiết lập và quản lý các công việc hiệu quả.

Ví dụ biểu đồ Gantt - Nguồn: techinasia.com

Chi phí
Phần này chứa tất cả thông tin về cách ngân sách của dự án sẽ được quản lý và kiểm soát, bao gồm các phương pháp được sử dụng để quản lý chi phí, người chịu trách nhiệm về điều này là ai và cách báo cáo ngân sách có thể được thực hiện là như thế nào.
Chất lượng
Phần này của bản kế hoạch tập trung vào việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng theo cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Trình bày các tiêu chuẩn và quy trình chất lượng của dự án là gì, các thành viên trong nhóm phụ trách đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng, những công cụ và kỹ thuật nào có thể được sử dụng và cách đo lường chất lượng của dự án.
Nguồn nhân lực
Sử dụng phần này để cung cấp thông tin về cách nhóm dự án được bổ nhiệm, quản lý và đào tạo trong suốt quá trình phát triển dự án. Điều này bao gồm các tài nguyên cần thiết, các kỹ thuật để xử lý các vấn đề về hiệu suất và năng suất cũng như các công cụ hoặc phương pháp khác có thể được sử dụng.
Kết nối
Phần này mô tả cách bạn nên quản lý thông tin liên lạc của nhóm và các bên liên quan, bao gồm các phương pháp và công cụ, các thành viên nhóm chịu trách nhiệm xử lý thông tin liên lạc và mọi yếu tố liên quan khác.
Khi tạo kế hoạch của bạn, hãy tập trung vào thông tin có thể được chia sẻ, ai có thể thực hiện việc này, phương pháp nào có thể được sử dụng và khi một phần thông tin nên và không nên liên lạc với người khác.
Rủi ro
Mô tả các rủi ro sẽ được xác định, phân tích, quản lý, theo dõi, kiểm soát và báo cáo như thế nào. Nhà nước sẽ chịu trách nhiệm về các bước này, những trách nhiệm chính xác là gì và những công cụ hoặc kỹ thuật nào có thể được sử dụng.
Mẹo: Bạn cũng có thể lập kế hoạch cho việc xác định rủi ro liên tục khi dự án tiến triển để đảm bảo rằng không có rủi ro nào chưa được xét đến mà có thể làm hỏng dự án.
Kết thúc
Vào cuối bản kế hoạch, bạn có thể thêm:
• Phần Phê duyệt, nơi các bên liên quan có thể ký
• Bảng thuật ngữ để giải thích các thuật ngữ bạn đã sử dụng
• Phần đính kèm để thêm bất kỳ ghi chú nào khác hoặc tài liệu có liên quan có thể hướng dẫn quá trình phát triển dự án
• Phần lịch sử chỉnh sửa ở đầu hoặc cuối bản kế hoạch để mọi người có thể theo dõi bất kỳ thay đổi nào

Các bước để xây dựng kế hoạch quản lý dự án đầu tiên của bạn

1. Đảm bảo mọi người đã hiểu các yêu cầu của khách hàng và mục tiêu, hạn chế, phân phối và tiêu chuẩn chất lượng của dự án.
2. Sau khi gặp khách hàng, hãy phác thảo kế hoạch của bạn.
3. Biên dịch tất cả các phác thảo sơ lược của bạn và tạo kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh của bạn. Bên cạnh các yếu tố trên, bạn có thể bao gồm bất kỳ vấn đề nào liên quan đến dự án cụ thể của bạn (ví dụ: đánh giá quản trị, quản lý mua sắm, v.v.).
4. Xem xét và kiểm tra kế hoạch với nội bộ công ty
5. Nhận sự chấp thuận từ người quản lý dự án hoặc nhà tài trợ dự án (tùy thuộc vào cấu trúc công ty của bạn). Mẹo: Giữ tất cả các tài liệu phê duyệt (được viết hoặc nhận qua email) để tránh những bất đồng hơn nữa.
Chìa khóa thành công
1. Không bắt đầu dự án mà không có kế hoạch.
2. Đừng hy vọng tạo ra bản kế hoạch quản lý dự án trong một ngày.
3. Bạn có thể cần phải cập nhật kế hoạch khi dự án tiến triển. Bất cứ khi nào thay đổi xảy ra với gói phụ, bạn sẽ cần sửa đổi phần cụ thể đó và giữ cho các thay đổi nhất quán.
4. Luôn luôn liên quan đến nhóm của bạn và khách hàng trong việc tạo ra các kế hoạch quản lý dự án để ngăn chặn sự hiểu lầm.
5. Không có mẫu kế hoạch hoàn hảo nào. Bạn có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu của riêng bạn và tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của dự án. Ngoài ra, không bao giờ bỏ qua các khía cạnh thiết yếu như thành viên trong nhóm, chi phí, thời gian, tài nguyên, rủi ro, v.v.

Theo techinasia.com
Dịch Nguyễn Lê Giang
Nguồn: www.techinasia.com/talk/project-management-plan-101

Loading...
Bạn đang đọc bài viết Quản lý dự án 101: Cách tạo lập bản kế hoạch hiệu quả tại chuyên mục Kết nối khởi nghiệp. Thông tin phản ánh, liên hệ đường dây nóng : 0913 385 005 - 0917 681 188 Hoặc email: bandientu.mtdt@gmail.com
Tin cùng chuyên mục Kết nối khởi nghiệp